KAIZEN

KAIZEN : AMALAN HIDUP YANG PROGRESIF MELALUI PERUBAHAN DAN PENAMBAHBAIKAN YANG BERTERUSAN
"if a man has not been seen for three days, his friends should take a good look at him to see what changes have befallen him" ( Old Japanese saying )

PERUBAHAN DAN PENAMBAHBAIKAN DALAM KEHIDUPAN ORANG JEPUN
Selepas Perang Dunia Kedua, kebanyakkan syarikat-syarikat di Jepun terpaksa berusaha untuk memulihkan keadaan perniagaan mereka. Setiap hari merupakan cabaran dan progres baru bagi pengurus dan pekerja. Usaha-usaha menghadapi cabaran-cabaran ini telah banyak membentuk pemikiran pengurus dan pekerja syarikat-syarikat Jepun ke arah mencari jalan memulih dan menambahbaik perniagaan mereka yang terjejas akibat perang. Dengan berpandukan kepada pelbagai kaedah penambahbaikan yang diperkenalkan pada penghujung tahun 1950 dan awal 1960 oleh W.E Deming dan J.M Juran, Jepun telah memperkenalkan cara hidup yang berlandaskan ‘perubahan dan penambahbaikan’.

Kebangkitan semula Jepun dalam arus perniagaan akibat dari kesan peperangan telah membuka persoalan dari pelbagai pihak termasuk orang-orang barat tentang bagaimana orang Jepun berjaya untuk ' hidup semula’ dan menghasilkan ‘the economic miracle success’.

KEPERCAYAAN JEPUN
Kepercayaan bahawa ‘penambahbaikan tidak seharusnya ada penamatnya’. telah tertanam begitu mendalam dalam pemikiran orang-orang Jepun. Kepercayaan ini menghasilkan pepatah lama Jepun ‘ Sekiranya seseorang tidak dilihat selama tiga hari, rakan-rakannya hendaklah memandangnya dengan betul-betul untuk melihat apakah perubahan yang terdapat padanya’. Oleh itu seorang Jepun hendaklah sentiasa berubah jika mahu dilihat oleh rakan-rakannya. Berpegang teguh kepada pepatah tersebut, perubahan telah menjadi satu cara hidup dan nilai serta amalan orang-orang Jepun yang membawa banyak kejayaan kepada mereka. Bagi orang-orang Jepun ‘ perubahan’ bukanlah sesuatu yang boleh diambil mudah atau take for granted. Walaupun pada zahirnya mereka ini nampak ‘kerdil’ dari segi saiz badan dan ukuran setiap langkah mereka, namun pada hakikatnya walaupun kerdil, pemikiran mereka adalah tinggi dan setiap langkah yang diambil penuh berhati-hati. Dari segi amalan, orang Jepun melihat jauh ke hadapan (pro-active) walaupun pada zahir mereka jalan menunduk.

PENGERTIAN KAIZEN
KAIZEN ialah perkataan Jepun yang membawa maksud ‘penambahbaikan’ yang berterusan. Kaizen adalah cara hidup – sama ada dalam kehidupan bekerja, kehidupan sosial mahupun kehidupan seharian di rumah. Kaizen merupakan satu konsep ‘payung’ yang merangkumi kebanyakkan dari amalan-amalan unik orang-orang Jepun, termasuk cara berfikir, disiplin, mematuhi arahan, taat, kekemasan tempat kerja, kerapian, kebersihan, keselamatan, kerja kumpulan serta nilai-nilai positif yang lain dalam kehidupan seharian. Dalam konteks pengurusan, KAIZEN bermaksud penambahbaikan berterusan yang melibatkan semua pihak dalam organisasi termasuk pengurus dan pekerja.

Kaizen dalam bahasa Jepun bermaksud penambahbaikan berterusan yang dilaksanakan secara berdikit ( gradual) dan teratur. Dalam pengurusan organisasi Kaizen adalah satu amalan dan budaya mengekalkan penambahbaikan berterusan yang fokus kepada penghapusan pembaziran dalam sistem dan proses organisasi. Strategi Kaizen bermula dan berakhir dengan manusia atau pekerja. Melalui Kaizen, pemimpin yang terlibat akan membimbing pekerja untuk terus berusaha ke arah penambahbaikan yang memenuhi kecemerlangan kualiti, kos yang rendah dan juga ketepatan penghantaran.

Pendekatan Kaizen adalah lebih menekankan kepada kemanusiaan, kerana ia memerlukan setiap individu untuk terlibat dalam usaha-usaha penambahbaikan. Ia berdasarkan kepada kepercayaan bahawa setiap manusia boleh menyumbang kepada penambahbaikan tempat kerjanya di mana ia menghabiskan satu pertiga dari kehidupannya.

PENDEKATAN KAIZEN DALAM USAHA PENAMBAHBAIKAN
Titik permulaan bagi penambahbaikan ialah mengenalpasti keperluan untuk ditambahbaik. Ini boleh dihasilkan melalui mengenalpasti masalah, walaupun dalam keadaan tertentu sesuatu keadaan itu tidak dianggap sebagai masalah. Kaizen menekankan kepada kesedaran terhadap masalah dan melibatkan proses penyelesaian masalah melalui kaedah-kaedah penyelesaian masalah yang tertentu. Usaha penambahbaikan dianggap tercapai apabila sesuatu masalah dapat diselesaikan.

Bagaimanapun untuk menerimapakai pembaharuan atau pendekatan baru, penambahbaikan tersebut hendaklah diseragamkan. Oleh itu pendekatan Kaizen memerlukan penyeragaman dalam pelaksanaan.

KAWALAN KUALITI MENYELURUH (TQC) DAN KAIZEN
Apabila menyebut tentang kualiti, seseorang terus berfikir dalam konteks kualiti produk. Bagaimanapun pendekatan Total Quality Control (TQC) atau Kawalan Kualiti Menyeluruh yang diamalkan oleh Jepun lebih cenderung kepada kualiti manusia. Penerapan kualiti dalam manusia sering menjadi keutamaan kepada TQC. Sebuah organisasi yang berupaya membentuk kualiti dalam manusia dianggap sebagai telah mencapai sebahagian dari perjalanan ke arah menghasilkan kualiti produk.

Perkataan kualiti membawa pelbagai maksud tersendiri. Bagaimanapun dalam kebanyakkan huraian, kualiti berkisar kepada apa jua aspek yang boleh ditambahbaik,( Masaaki Imai 1991 ) tidak kira sama ada kualiti bekerja mahupun kualiti diri individu yang boleh ditambahbaik. Sebagai individu, kualiti yang boleh ditambahbaik termasuk cara bekerja, perhubungan manusia, komunikasi, kesedaran kepada kebersihan, kekemasan diri, dan persekitaran tempat kerja.

Dalam pengurusan, salah satu strategi Kaizen melibatkan proses penyelesaian masalah melalui Quality Circle (QC). Kejayaan dalam menyelesaikan masalah melalaui QC ini terletak pada bagaimana QC dikendalikan. Sudah pasti faktor-faktor kemanusiaan memainkan peranan yang utama bagi menjayakan sesebuah QC.

KAIZEN DALAM KEHIDUPAN INDIVIDU
Walaupun pendekatan dan teori-teori tentang Kaizen yang diterbitkan banyak difokus kepada pengurusan organisasi, kita jangan lupa tentang akar umbi Kaizen yang mana ia dihasilkan dari amalan dan kepercayaan individu-individu Jepun yang sentiasa mengamalkan perubahan dan penambahbahbaikan dalam kehidupan seharian mereka.

Oleh itu cuba kita alihkan konsep Kaizen ini ke arah cara hidup sebagai individu kerana seandainya sebagai individu kita tidak berubah ke arah penambahbaikan, jangan diharapkan penambahbaikan dalam pengurusan akan berlaku walau secanggih mana sekalipun sistem dan prosedur yang diperkenalkan oleh pengurusan !. Kejayaan sesebuah organisasi bukan hanya terletak pada kecanggihan sistem, teknologi ataupun prosedur tetapi juga terletak pada faktor-faktor kemanusiaan.

TUNTUTAN NILAI-NILAI PROGRESIF KAIZEN DALAM INDIVIDU
Perubahan melalui pendekatan Kaizen dalam diri seseorang manusia memerlukan masa dan ia mememerlukan satu pendekatan yang cenderung kepada spiritual. Pendekatan Kaizen adalah berlandaskan kepada kepercayaan terhadap naluri manusia terhadap kualiti serta nilainya. Pengurusan yang mengamalkan pendekatan Kaizen hendaklah sentiasa meletakkan kepercayaan bahawa HASIL Kaizen bukanlah diperolehi dalam sekelip mata, tetapi ia lebih merupakan hasil JANGKA PANJANG. Nilai-nilai yang perlu diterapkan dalam diri seseorang individu yang mahukan perubahan termasuk :

i) KEAGAAMAAN
Setiap agama menekankan kepada nilai-nilai yang murni. Pegangan teguh kepada ajaran agama masing-masing boleh membentuk keperibadian seseorang individu. Kehidupan menjadi lebih tenang dan dengan itu seorang individu dapat melaksanakan tugasnya tanpa merasa tertekan. Seandainya individu tidak berpegang teguh pada ajaran agama dan tiada inginkan perubahan dalam dirinya, maka apa jua idea yang cuba ditanamkan dalam pemikirannya tidak akan diterima. Akhirnya individu akan tenggelam dalam dunia sendiri yang tidak mengundang kepada usaha yang progresif.

ii)KEPERCAYAAN KEPADA NALURI UNTUK BERUBAH KE ARAH KUALITI
Berlandaskan kepercayaan bahawa dirinya boleh berubah, seseorang individu akan menjadi lebih positif dalam hidup. Pintu pemikirannya akan terbuka luas untuk apa jua langkah ke arah kehidupan yang lebih progresif.

iii)SAYANG-MENYAYANGI DAN HORMAT MENGHORMATI SESAMA MANUSIA
Selain dari menyayangi tuhan, tidak ada lain yang penting selain dari menyayangi diri sendiri dan juga menyayangi insan yang lain. Perhubungan yang baik dan harmoni antara sesama manusia amat dituntut walau apa jua agama yang dianuti oleh individu. Setiap hari manusia akan berhadapan dengan pelbagai kerenah manusia lain yang memerlukan individu menyesuaikan diri dengan cara terbaik bagi membolehkan ia mendapatkan sokongan yang padu dari manusia lain untuk melakukan sesuatu. Sekiranya individu berkenaan sendiri tidak mahu berubah dari sikap yang negatif kepada yang lebih menyenangkan, maka hasratnya untuk memperolehi sokongan tidak akan tercapai. Oleh itu untuk kehidupan yang lebih progresif, individu itu sendiri perlu mengamalkan amalan kaizen dalam hidupnya.

iv)INGIN BERKONGSI
Semangat ingin berkongsi menjadi kekuatan dalam melaksanakan sesuatu tugas yang diamanahkan bersama. Tanpa nilai ingin berkongsi, kejayaan tidak akan tercapai. Pendekatan Kaizen dalam menyelesaikan masalah amat menekankan kepada konsep berpasukan melalui persepakatan pasokan Quality Circle . Sebarang keputusan yang dihasilkan mestilah melalui satu suara All For One and One For All !.

v)SEMANGAT KEKITAAN
Tanggungjawab yang perlu dipikul hendaklah dipikul bersama tidak mengira rupa, jantina, bangsa atau kaum. Dalam konteks ini, semangat perkauman dan kedaerahan hendaklah diketepikan. Bekerja sebagai satu rumpun tanpa ‘memilih bulu’ hendaklah dijadikan satu amalan yang dituntut dalam satu pasokan kerja.

vi)KOMITED
Komitmen yang tinggi dari individu dan juga kumpulan menjadi kunci kejayaan bagi sebarang usaha penambahbaikan melalui pendekatan strategi Kaizen.

v)SENSE OF BELONGING
‘Kejayaan organisasi adalah kejayaan kami kerana kami adalah sebahagian dari organisasi kami’. Kata-kata ini memang seharusnya diluahkan oleh setiap individu dalam organisasi atau keluarga. ‘Cubit Peha Kiri, peha Kanan Akan Terasa’. Semangat ini perlu diterapkan sebagaimana orang-orang Jepun ‘menjaga’ keluarga dan juga organisasi tempat mereka bekerja.

vi)KEPIMPINAN
Strategi Kaizen menekankan kepada aspek kepimpinan yang bukan semestinya lahir dari status atau kuasanya dalam pengurusan. Kepimpinan dalam Kaizen lebih mengutamakan sifat kepimpinan yang lahir dalam individu hasil dari keperibadian dan juga ciri-ciri kemanusiaannya dalam membimbing pekerja lain untuk bekerja ke arah penambahbaikan yang berterusan. Seorang pemimpin yang dihormati ialah pemimpin yang apabila ketiadaannya, pekerja akan terus melakukan tugas seolah-olah dia ada bersama. Pemimpin Kaizen ialah pemimpin yang berjaya untuk mengubah pemikiran pekerja dari bekerja secara terpaksa ( disedari) kepada rela hati ( tidak disedari).

vii)KEBERSIHAN DAN KEKEMASAN
Kebersihan sama ada di rumah mahupun di tempat kerja memang menjadi amalan orang-orang Jepun kerana mereka percaya kebersihan zahir mencerminkan kebersihan batin (Masaaki Imai). Berlandaskan kepada kepercayaan ini, salah satu usaha penambahbaikan ialah melalui penerapan amalan 5S dalam kehidupan orang Jepun khususnya di tempat kerja. 5S terbitnya dari perkataan Jepun SEIRI ( Sisih/asing), SEITON ( Susun), SEISO (Sapu/Bersihkan), SEIKETSU ( Standard) dan SHITSUKE (Disiplin/komitmen). Dengan melaksanakan 5S penerapan nilai-nilai bersih dan teratur dalam pemikiran setiap pekerja dapat meningkatkan produktiviti serta motivasi diri.

Selain dari bersih dari segi persekitaran, individu juga dituntut untuk berpakaian kemas dan bersih sama ada di tempat kerja mahupun di luar temapt kerja bagi memberikan imej yang positif.

viii)DISIPLIN DIRI TERMASUK MEMATUHI STANDARD DAN PERATURAN
Walau apajua pun standard atau peraturan yang ditetapkan, tidak akan terlaksana matlamat pewujudan standard jika individu tidak mendisiplinkan diri untuk mematuhi standard yang ditetapkan. Sebagai contoh, jika individu sering bangun lewat setiap pagi dan lambat ke tempat kerja, sudah pasti ia tidak akan dapat melaksanakan tanggungjawabnya dengan memenuhi waktu bekerja yang ditetapkan. Akibatnya tidak ada peningkatan dalam produktivitinya dan ia dianggap mengamalkan cara hidup yang tidak progresif. Jikalau ia tetap mengamalkannya tanpa ingin berubah, maka ia akan ketinggalan dalam banyak aspek.

ix)KETAATAN KEPADA PEMIMPIN
Pelayaran sebuah kapal tidak akan tiba ke destinasinya jika tidak ada nakhoda untuk memimpin. Kapal juga mungkin tenggelam jika anak kapal tidak mematuhi arahan nakhoda. Begitu juga dengan sesebuah organisasi yang pekerjanya tidak mematuhi arahan pemimpin. Konsep ketaatan kepada pemimpin amat ditekankan dalam kehidupan orang-orang Jepun.

KESIMPULAN
Sebagai kesimpulannya, amatlah penting seseorang indiviu atau pekerja dalam organisasi mengamalkan nilai-nilai di atas yang merupakan nilai-nilai yang yang perlu ditekankan dalam kehidupan seharian. Kemahuan dan keinginan kepada perubahan (Kaizen) ke arah penambahbaikan berterusan hendaklah dijadikan pegangan yang lahir dari kemahuan sendiri (unconscious mind) dan bukan secara terpaksa (conscious mind) jika seseorang individu itu mahukan kehidupan yang lebih progresif. Perubahan dalam nilai-nilai di atas menjadi asas dan akar tunjang kepada sebarang usaha ke arah peningkatan kualiti dan jaminan hidup yang lebih progresif. Oleh itu amalan hidup berteraskan Kaizen harus dijadikan amalan yang berterusan tanpa ada titik penamatnya.

SUMBER RUJUKAN:
i)KAIZEN : The Key To Japan’s Competitive Success –Masaaki Imai
( McGraw-Hill International Editions 1991)
ii)GEMBA KAIZEN : A Common Sense, Low-Cost Approach To Management – Masaaki Imai ( McGraw-Hill International Editions 1991)